Projeto ou rotina: qual é a diferença e por que isso muda como você gerencia
Johny Clemente de Oliveira··3 min de leitura
Abra a lista de tarefas da sua equipe. Provavelmente tem de tudo ali: o que se repete todo dia, o que só aparece uma vez, o que alguém anotou há três meses e ninguém lembra por quê. Tudo no mesmo formato, com a mesma cara.
É aí que mora o problema. Projeto e rotina pedem tratamentos diferentes, e quando caem na mesma lista, um deles perde. Quase sempre o projeto.
O que o PMI chama de projeto
Para o PMI, projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único. Vale olhar duas palavras com calma.
Temporário quer dizer que existe um fim. Pode ser a entrega pronta ou a decisão de parar, mas existe. Único quer dizer que o resultado não é a repetição do que já se fazia. Pode lembrar outros projetos, só não é cópia deles.
E rotina?
Rotina é trabalho contínuo, que se repete. Não termina quando uma entrega fica pronta, porque o objetivo é manter a operação de pé. O PMI chama isso de operação.
Um exemplo de logística resolve a dúvida. Revisar a rota do dia é rotina: amanhã tem outra rota, e depois também. Implementar um novo centro de distribuição é projeto: tem data para começar, data para terminar e um resultado que ainda não existia.
Um projeto que mora na lista de tarefas como se fosse rotina ganha três defeitos de graça. Ninguém sabe quando ele termina, então ele nunca atrasa oficialmente. Ninguém lista os riscos, porque tarefa não tem risco, projeto tem. E a prioridade vira briga, já que não existe um resultado declarado para comparar com o resto.
O contrário também dói, só que de outro jeito. Tratar a revisão de rota como projeto, com termo de abertura e reunião semanal, é gastar mais gerenciando do que entregando.
Um teste de três perguntas
Pegue um item da lista e responda:
Tem começo e fim claros?
Entrega algo novo, e não a repetição de algo que já existe?
Se ninguém fizer, o que deixa de existir ou de funcionar?
Duas respostas "sim" nas primeiras perguntas já bastam para tratar como projeto, com plano, responsável e próxima entrega. Isso é recomendação nossa, não definição do PMI. Funciona bem em operações como logística, onde a rotina é tão pesada que os projetos ficam escondidos dentro dela.
Perguntas que aparecem sempre
Todo trabalho com prazo é projeto? Não. Fechar o mês tem prazo e se repete todo mês, então é rotina. Prazo sozinho não faz projeto.
Projeto pode virar rotina? Pode, e é o caminho normal. O projeto entrega o novo centro de distribuição, e operar o centro depois é rotina. O erro é continuar chamando de projeto algo que já virou operação, porque aí ele nunca fecha.
Faça o teste hoje
Na sua operação, o que está na lista de tarefas e deveria ser projeto? Aplique as três perguntas em cinco itens da semana. Se algum mudar de categoria, você acabou de achar um projeto sem dono. O Prymaz serve para dar a cada projeto um plano, um responsável e um próximo passo visível, e você pode testar grátis com um projeto seu.